Javier Rita, consultor de Deloitte, dio inicio al webinar “¿Cuáles son los mejores pasos para evaluar el portafolio de TI?”.  A continuación, los puntos más importantes de la sesión.

Rita comenzó hablándonos de la importancia de alineación de las brechas entre Expectativas del negocio vs las Capacidades de TI, donde las principales preocupaciones del área de tecnología son reducir costos y conducir la eficiencia del área de tecnología cumpliendo con los requerimientos del negocio.

Los CIO´s están enfocados en un 40% en reducir los costos operativos y de producto con una prioridad de negocio, mientras que las áreas de negocio tienen una expectativa del 67% en eficiencia de costos.

Hay una gran necesidad por parte del área de tecnología en las industrias para hacer iniciativas enfocadas en el portafolio de aplicaciones.

Los CIO deben identificar las capacidades esenciales para lograr el éxito, saber cuál es el nivel de inversión de las áreas de TI y qué impacto tendrán en el negocio en los próximos años.

Una encuesta realizada por Deloitte en 2015 lanzó como resultado que las principales áreas de inversión por parte del área de Tecnología, así como las principales iniciativas del negocio hacen referencia a la modernización o al portafolio de aplicativos enfocándose principalmente en los sistemas legados.

Una de las necesidades puntuales de los directores de TI es tener iniciativas enfocadas al cumplimiento de las capacidades requeridas por el negocio, a través de la optimización o modernización del portafolio de aplicativos.

Mencionó también que, en el portafolio de aplicativos, tenemos que tomar decisiones sobre qué aplicaciones deben habilitarse de acuerdo al grado en el que soportan las necesidades de negocio y, asimismo, las diferentes capas de una arquitectura empresarial.

Deloitte cuenta con marcos de referencia para racionalizar las aplicaciones, es decir, identificar que las capacidades requeridas por el negocio sean cubiertas o complementadas por el portafolio de aplicaciones de TI.

Otro marco de referencia son los aplicativos que conforman el portafolio de una organización y cómo aportan capacidades, flexbilidad y el beneficio requerido por el negocio; en qué grado un aplicativo provee capacidad al negocio, baja o alta, vs la calidad tecnológica y facilitar la toma de decisiones sobre los que debemos conservar, revaluar, retirar o modificar, para tener un portafolio optimizado.

El gasto en aplicaciones de TI en una organización está alrededor del 25 o 30%, por lo que el líder de TI es quien tiene la iniciativa de definir estrategias de reducción de costo asociadas a la gestión y mantenimiento de aplicativos.

El negocio solicita al área de TI el apoyo para poder apalancar sus estrategias y poder identificar de qué forma puede tener un mayor crecimiento o expansión.

Es importante tener la capacidad de gestionar un crecimiento acelerado de aplicativos y tener las aplicaciones que cubran en mayor grado las capacidades requeridas de negocio y realizar un mapa de ruta para identificar aplicativos que proporcionan las capacidades para optimizar e identificar la alineación entre las necesidades y tecnología.

Javier nos presentó un diagrama en el que podemos ver las 3 etapas de la estrategia de Racionalización de una manera muy clara

Etapa 1. Alineación de negocio y TI – Identificar grado y valor que aportan las aplicaciones a las necesidades de negocio.

Etapa 2. Fases de planeación y post estrategia de racionalización – analizar los aplicativos, identificar el gasto en cuanto a soporte, licenciamiento, outsourcing, entre otros para hacer un roadmap e identificar qué aplicativos tendrían que retirarse, en qué momento y qué otros aplicativos soportarían las actividades.

Monitoreo constante y un gobierno, el gobierno es clave para identificar quién es el responsable de poder sumar un aplicativo al portafolio para evitar que se haga de forma aislada y que sólo cumplan necesidades de un área de negocio y no agreguen valor a las capacidades de negocio

Etapa 3. Fases de ejecución –  conducir el proyecto de racionalización de aplicaciones enfocado en gestionarlo, implementar y poder conducir la estrategias del roadmap,  ejecutar lo que se ha planeado y diseñado acorde a la racionalización de un aplicativo.

El punto clave es el cumplimiento de capacidades requeridas por el negocio y tener una buena gestión del portafolio de aplicaciones, cuando no se trabaja buscando la alineación entre las áreas de negocio y TI, las iniciativas no maduran y se convierten tan solo en un inventario de aplicativos.

Para complementar nuestro webinar, contamos con la participación de Francisco García, experto por parte de Mega International, quien nos habló de los beneficios de la herramienta HOPEX para facilitar la gestión del portafiolio de aplicaciones.

HOPEX ayuda a clasificar, tener control de los ciclos de vida, marcar una trazabiliadad de los costos de mantenimientos e implementaciones que requerimos. Nos habla de 3 pasos a tomar en cuenta:

  1. Inventario – cuando tenemos una mejor visibilidad tenemos los filtros necesarios para una correcta toma de decisiones.
  2. Evaluación – ya identificados nuestros portafolios, nos sirve como un identificador y sobre cada portafolio podemos tomar criterios para evaluar las aplicaciones e identificar el valor en el negocio, la eficiencia técnica, entre otros. Sustentamos la toma de decisiones. HOPEX te permite evaluar aplicaciones y proyectos.
  3. Transformación – después de cumplir con los pasos anteriores, inicia la etapa de transformación digital en la empresa, detectar las aplicaciones que tienen un alto valor en el negocio o que impactan en las capacidades estratégicas, así tener una comparativa de escenarios, generar proyectos con iniciativas de transformación, y marcar una trazabilidad de la transformación.

También nos dió una breve explicación de lo que se puede encontrar en los módulos de HOPEX

Inventario 

“El modelo de referencia proporciona un modelo para ejecutar y mantener una cartera racionalizada de aplicaciones que permita satisfacer las necesidades comerciales y financieras de la empresa”.

Comerciales, porque las aplicaciones son un elemento crítico para poder salir al mercado con los productos, y financieros porque tener aplicaciones también se puede volver un tema contraproducente en el que se está destinando una gran cantidad de dinero a una aplicación que se utiliza poco o no ofrece el beneficio deseado.

Nos da la oportunidad de contar con un catálogo de aplicaciones, catálogo de instalación de tecnologías, de proveedores. Aquí podemos detectar los riesgos en aplicaciones.

Evaluación

“Las evaluaciones sobre los elementos del portafolio pueden realizarse de modo experto y a través de campañas de evaluación”. 

  • Modo Experto – como administrador de área, puedo evaluar de manera sencilla las aplicaciones en términos de valor para el negocio, funcionalidad y eficiencia técnica para determinar un ranking de las aplicaciones, dentro del portafolio o general.
  • Campañas de evaluación – HOPEX busca que los elementos tengan un dueño y que tengan una interacción con el resto de la empresa. Como administrador puedo invitar a quienes utilizan las aplicaciones y evalúen diversos elementos, son quienes pueden decir si les proporcionan el soporte que requieren, si tiene valor en el negocio y si son eficientes.

Transformación  

“Los portafolios de transformación permiten una comparativa entre escenarios en base a proyectos de cambio.”

Podemos saber cuánto está costando un proyecto o cuánto va a costar ejecutar una nueva etapa. HOPEX permite generar escenarios para hacer una toma de decisiones en tiempo antes de implementar.

Para cerrar nos compartió una demostración de la herramienta HOPEX, les compartimos el link para que puedan acceder al video. www.mega.com/es/empresa/solicite-un-demo

Como pueden ver, estos dos expertos nos explicaron de manera muy sencilla los pasos para evaluar el portafolio e TI, así como los beneficios y todo lo que debemos tomar en cuenta para realizar los proyectos que generen valor e impacto en la empresa.

No se pierdan pronto más información sobre las actividades que estaremos haciendo en ARQAR, también nos gustaría escucharlos y saber cuáles son los temas de los que les gustaría que habláramos o compartiéramos información.

Contactanos!!!

Aquí les dejamos las repuestas de todas las preguntas que fueron surgiendo en el webinar:

¿Cuáles son los beneficios de Negocio y de TI de una racionalización del portafolio de aplicaciones?

  • Visibilidad del portafolio de aplicaciones y su grado de aportación a las capacidades requeridas por el Negocio .
  • Soportar la toma de decisiones para la optimización / actualización del portafolio de aplicaciones.
  • Identificar el soporte y el costo de la tecnología cuando la empresa enfrenta iniciativas como transformación digital / Adquisiciones o fusiones / entre otras

¿En dónde se pueden identificar  las oportunidades de racionalización de aplicaciones?

En organizaciones en expansión que han pasado por fusiones o adquisiciones de otras empresas.

  • Un portafolio de aplicaciones sin gobierno: permitir inversiones de aplicaciones fuera de la visibilidad de TI puede aumentar severamente el costo y la complejidad de las capacidades de TI entregadas.
  • Arquitectura de aplicaciones en silos: conduce a un mayor aumento en las capas de la EA y un mayor costo en la integración de aplicaciones.
  • Inercia organizacional: permitir que líneas específicas de negocios abrumen a EA y el panorama de las aplicaciones puede llevar a un colapso en la construcción de soluciones comunes.
  • Sesgo alternativo de bajo costo: el logro de metas financieras a corto plazo hace que las decisiones de inversión de capital a largo plazo sean una proposición difícil.

¿Es posible lograr una reducción de gastos de TI con una estrategia de racionalización de aplicaciones?

Sí, la racionalización de aplicaciones permite evaluar e identificar el mapa o inventario de aplicativos existentes, así como el grado en que cada sistema aporta las capacidades requeridas por el negocio, en ese sentido se puede identificar qué aplicativo debe retirarse, ajustarse o mantenerse para realizar los cambios necesarios que nos aporten una reducción de costos (Soporte, licencias,  infraestructura, entre otros).

¿Cómo lograr el apoyo del negocio con una estrategia de Racionalización de aplicaciones?

Beneficios como: A) Flexibilidad y agilidad en proveer las capacidades requeridas por el negocio. B) Identificar áreas y procesos de la organización que son usuarios de cada una de las aplicaciones existentes y su nivel de capacidad. C) Así como oportunidades en la reducción de costo derivado de un mapa aplicativo extenso y en ocasiones duplicado, son la base de la conversación a establecer con negocio para lograr su apoyo y soporte en una iniciativa de racionalización de aplicaciones.

¿Cómo establecer una estrategia de racionalización de aplicaciones?

A través de identificar los motivadores del negocio / organización, identificar el tamaño de la oportunidad existente  a través de un caso de negocio direccional y con base en ello establecer una iniciativa alineada al marco de referencia mostrado para la racionalización de aplicaciones.

¿Cuáles son las características clave para una racionalización exitosa?

El contar objetivos y capacidades claramente identificadas de negocio y de TI, identificar y alinear los motivadores de la organización para conducir una estrategia de este tipo.

El involucramiento de la dirección a nivel negocio y TI, el compromiso con áreas finales y una correcta comunicación de los objetivos y beneficios esperados (gestión del cambio).

¿Les ha pasado algún caso dónde no se pueda conducir una estrategia de racionalización de aplicaciones como se pensó inicialmente?

Sí, la racionalización de aplicaciones implica identificar los sistemas que soportan valor y capacidades al negocio acorde a sus necesidades. Se conduce un análisis desde la perspectiva de negocio, procesos y la identificación de brechas de las capacidades requeridas por negocio y las capacidades existentes por TI  (a través de aplicaciones).

Comúnmente se piensa que racionalizar aplicaciones es sinónimo de reducir aplicativos al 50%. La identificación de las brechas entre lo requerido por Negocio y lo provisto por TI ha resultado en identificar la ausencia de aplicaciones en ciertas organizaciones.

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